Djeeni - Legjobb gyakorlatok

Djeeni egy építőkészlet elemekből. Teljes szabadságod kapsz, hogy hogyan epíted fel a Djeeni folyamatot ezekből az elemekből. Minadazonáltal mi úgy terveztük meg Djeenit, hogy az egy optimális kombinációját használja az MS Excelnek + a Djeeni folyamatlépéseknek, így érve el maximális hatékonyságot minimális befektetéssel. Kérjük használd az alábbi tippeket és legjobb gyakorlatokat.

Djeeni úgy tekinti a folyamatodat, mint adatok feldolgozását egy vagy több forrásból egy vagy több célba. A folyamatod akkor lesz a legjobban áttekinthető és módosítható, ha követed a folyamatlépések ezen sorrendjét:

1. Add meg egyszerre az összes ismert forrásmunkalapot egy vagy több WSheet Use folyamatlépéssel
2. Add meg egyszerre az összes ismert célmunkalapot egy vagy több WSheet Use folyamatlépéssel
3. Add meg egyszerre az összes ismert törzsdadat munkalapot egy vagy több WSheet Use folyamatlépéssel
4. Opcionálisan hozzál létre segédmunkalapo(ka)t közbülső számolások eredményinek tárolására a Wsheet Add folyamatlépéssel
5. Az egy célmunkalaphoz tartozó folyamatlépéseket tartsd egyben, amennyire csak lehet
6. Új célmunkalaphoz kezdj új blokkot.
7. Tegyél egy Comment folyamatlépést minden blokk elé, ami leírja, hogy mi is történik a blokkban
8. Minden egyes blokk végén hagyd el azokat a forrás és cél munkalapokat (a WSheet Release folyamatlépéssel), amik nem kellenek a folyamat további részében
9. Egy blokkon belül fókuszálj a cél szerkezetére ilyen kérdések segítségével: hogyan kap ez a cella / tartomány értéket? Keress tartományokat, amik egyszerre kaphatnak értéket, ahelyett, hogy minden egyes cellával külön foglalkoznál.
10. Figyelj a sablonokra: a legtöbb sorokból épül (adatok egymás alatt) de van sok oszlopokra épülő kivételes sablon is (adatok egymás mellett). Djeenivel egyszerűen tudod átalakítani az egyik tartományait a másikba ahelyett, hogy cellánként töltenéd a cél munkalapot; de meg kell értened a sablonok struktúráját, hogy ezt alkalmazhasd.

Ha egy számolás túl bonyolult ahhoz, hogy a forrásb adatokból rögtön előállítsuk a cél adatokat, akkor csináljuk két lépésben: az első lépésben számoljunk és tároljunk egy közbülső értéket, ami lehet a forrás kiegészítése vagy egy rész számolás eredménye. Ezt a közbülső értéket forrásként felhasználva a második lépésben állítsuk elő (esetleg további forrásokat is felhasználva) a végleges célértéket.

Almost every report has fixed parts: labels, headings, (almost) constant values. You can set these values using Djeeni but investing in a one-time effort to create a template instead pays off. The corresponding Djeeni process is shorter and the maintenance cost of the template in MS Excel is lower than updating the Djeeni process.

MS Excel is strong in formatting so Djeeni leaves it to MS Excel. Make your target worksheets beautiful by formatting the templates that you create for them.

When a Djeeni process is working with many source worksheets, it is wise to create a naming convention using fixed length workbook name parts. For example: if your workbook names contain month names then use fixed 3 character length abbreviations instead of variable length month names in the workbook name. This approach comes handy at workbook lists.

MS Excel comes with regional settings and that includes different formatting of dates and numbers. Exchanging workbooks between organisations, systems and users leads to frequent problems with dates not understood by MS Excel as dates but literal text values making impossible to use these values in any process. Most of the time you can not do anything about it as the worksheet is not created by you. But if you can, try the below steps:

• Intermediary worksheets should (and sometimes final worksheets may) contain a date in three separate columns: year, month, date. Consider using dates in this structure. You can easily create real dates from these values (if needed) using the MS Excel function Date().
• Avoid using month names in source and intermediary worksheets. Keep month names only for target worksheets.
• If dates are entered manually by a small group of people, educate them to note that (incorrectly entered) dates as text values are left aligned within the cell while proper date values are right aligned. Correct these values during manual entry.

Regional settings apply to numbers, too. Djeeni comes soon with a Cleanse number process step to help fixing issues with different number formatting. Until then you can follow the same instruction as with dates:

• In case numbers are entered manually check if they are right aligned in the cell. Left aligned values are understood by Excel as text and must be corrected during data entry.