De beste praktijk van Djeeni

Djeeni is een set bouwstenen. Je hebt veel vrijheid bij het opbouwen van je Djeeni-proces door deze blokken te combineren. Niettemin hebben we Djeeni ontworpen met een optimale combinatie van MS Excel + Djeeni processtappen in gedachten om met minimale inspanning maximale efficiëntie te bereiken. Overweeg dan om onderstaande tips te gebruiken.

Djeeni beschouwt uw proces als een transformatie van data van één of meerdere bronnen naar één of meerdere doelen. Om maximale leesbaarheid en onderhoudbaarheid te bereiken, raden wij u aan de volgende reeks processtappen te volgen:

1. Definieer alle bekende bronwerkbladen van het proces met behulp van WSheet Use
2. Definieer alle bekende doelwerkbladen van het proces met behulp van WSheet Use
3. Definieer alle aanvullende ('master data') werkbladen van het proces met behulp van WSheet Use
4. Gebruik optioneel tijdelijke ('parameter') werkbladen om het resultaat van enkele tussentijdse berekeningen op te slaan met behulp van WSheet Use
5. Houd de processtappen voor het maken en invullen van een specifiek doelwerkblad bij elkaar als een blok.
6. Start een nieuw blok voor een nieuw doel.
7. Plaats een Commentaar stap vóór elk blok, waarin wordt beschreven wat er in het blok wordt gemaakt
8. Geef aan het einde van elk blok de bron- en doelwerkbladen vrij die verder in het proces niet nodig zijn, met behulp van WSheet Release.
9. Binnen een blok focus op de doelstructuur met de vraag: hoe krijgt deze cel/bereik zijn waarde? Identificeer bereiken die in één stap een waarde kunnen krijgen in plaats van elke cel afzonderlijk te behandelen.
10. Let op sjablonen: de meeste zijn rij-georiënteerd (soortgelijke gegevens onder elkaar), maar er zijn veel uitzonderingen op kolom-georiënteerde sjablonen (soortgelijke gegevens naast elkaar). U kunt in DJeeni eenvoudig rijgeoriënteerde bereiken naar kolomgeoriënteerde bereiken transponeren in plaats van de cellen van het doelbereik één voor één te vullen, maar u moet deze optie herkennen door de sjabloonstructuren van de werkbladen te begrijpen.

Als berekeningen te complex lijken voor een direct bron-doelproces, overweeg dan om een proces in twee fasen te bouwen: maak in de eerste fase tussen-/opslagdoelen die de resultaten van sommige berekeningen bevatten; of verrijk de input. Vervolgens gebruikt de tweede fase deze tussendoelen als bronwerkbladen (naast de originele) om de uiteindelijke doelen te creëren.

Bijna elk rapport heeft vaste onderdelen: labels, kopjes, (bijna) constante waarden. U kunt deze waarden instellen met Djeeni, maar investeren in een eenmalige inspanning om een sjabloon te maken loont. Het bijbehorende Djeeni-proces is korter en de onderhoudskosten van het sjabloon in MS Excel zijn lager dan het updaten van het Djeeni-proces.

MS Excel is sterk in opmaak, dus Djeeni laat het aan MS Excel over. Maak uw doelwerkbladen mooi door de sjablonen die u ervoor maakt, op te maken.

Wanneer een Djeeni-proces met veel bronwerkbladen werkt, is het verstandig om een naamgevingsconventie te maken met behulp van werkmapnaamgedeelten met een vaste lengte. Bijvoorbeeld: als uw werkmapnamen maandnamen bevatten, gebruik dan vaste afkortingen van 3 tekens in plaats van maandnamen met variabele lengte in de werkmapnaam. Deze aanpak is handig bij werkmappenlijsten.

MS Excel wordt geleverd met regionale instellingen en omvat verschillende opmaak van datums en getallen. Het uitwisselen van werkmappen tussen organisaties, systemen en gebruikers leidt vaak tot problemen met datums die door MS Excel niet als datums worden opgevat, maar met letterlijke tekstwaarden die het onmogelijk maken deze waarden in welk proces dan ook te gebruiken. Meestal kun je er niets aan doen, omdat het werkblad niet door jou is gemaakt. Maar als je kunt, probeer dan de onderstaande stappen:

• Tussenliggende werkbladen moeten (en soms kunnen definitieve werkbladen dit ook doen) een datum in drie afzonderlijke kolommen bevatten: jaar, maand, datum. Overweeg het gebruik van datums in deze structuur. U kunt eenvoudig echte datums uit deze waarden maken (indien nodig) met behulp van de MS Excel-functie Date().
• Vermijd het gebruik van maandnamen in bron- en tussenwerkbladen. Gebruik in plaats daarvan maandnummers (januari ⇒ 1, …, december ⇒ 12). Bewaar maandnamen alleen voor doelwerkbladen.
• Als datums handmatig worden ingevoerd door een kleine groep mensen, zorg er dan voor dat ze er rekening mee houden dat (verkeerd ingevoerde) datums als tekstwaarden links in de cel worden uitgelijnd, terwijl de juiste datumwaarden rechts worden uitgelijnd. Corrigeer deze waarden tijdens handmatige invoer.

Regionale instellingen zijn ook van toepassing op nummers. Djeeni komt binnenkort met een processtap Nummer opschonen om problemen met verschillende getalnotaties op te lossen. Tot die tijd kunt u dezelfde instructie volgen als bij datums:

• Als getallen handmatig worden ingevoerd, controleer dan of ze goed zijn uitgelijnd in de cel. Links uitgelijnde waarden worden door Excel als tekst opgevat en moeten tijdens de gegevensinvoer worden gecorrigeerd.