Munkalapok Djeeniben

Az MS Excel adatstruktúrája meglehetősen egyszerű:

• Az adatok (számok, szövegek, dátumok) cellákban vannak
• A cellák sorokba, oszlopokba vagy tartományokba rendezettek
• Egy munkalap tartalmazza a cellákat és tartományokat
• A munkalapok pedig lehetnek egy munkafüzetben összefogva, vagy több különböző munkafüzetben

Djeeni a munkalapoknál kezdi az adatok elérését. Minden Djeeni folyamat az abban használt munkalapok megadásával kezdődik. A munkalapok fizikai megadása teljesen megfelel az MS Excel saját megoldásának: munkafüzet mappája + munkafüzet fájlneve + munkalap neve. A fizikai azonosítója egy munkalapnak néha rendkívül hosszú, titokzatos és változhat (pl. \\serverW4Q33\corporate\finance\2020\projects\budget\exports\export15427.xlsx). Djeeni megengedi, hogy a munkalaphoz egy barátságos logikai nevet (egy Djeeni nevet) adjál, amivel a folyamatod jóval olvashatóbb és érthetőbb lesz.

Egy munkalapot a Djeeni folyamatban a Wsheet Use (Munkalap használd) folyamatlépéssel (ami a Folyamat Eszköztáron a Worksheet (Munkalap) kategória alatt található) azonosítunk. Ha a lépést hozzáadtuk a folyamathoz, kitölthetjük a paramétereit. Néhány jótanács:

• A munkalapot tartalmazó munkafüzet fizkai helyét (mappa, filanév) nem kell begépelni. Kattints duplán a WSheet Use névre az A oszlopban és használd a Browse (Böngészés) gombot a felnyíló ablakban.
• Egy olyan Djeeni nevet válassz, ami jól leírja a munkalapon lévő adatokat. Ezt a nevet használhatod a folyamat további részében a munkalapon lévő adatok eléréséhez.
• Ha a 'source' ('forrás') munkalaptípust választod, akkor Djeeni megvédi a munkalapot minden véletlen módosítástól/átírástól. Ez biztosítja, hogy ha valami hiba történik a folyamatban, akkor az egyszerűen módosítható, és gond nélkül újra lefuttatható, mivel a források eredeti formájukban rendelkezésre állnak.
• Az 'If Target then worksheet action' ('Ha cél, akkor munkalap tennivaló') paramétert így használd:
  • Ha a munkalapot szokásosan egy régi változat felülírására hozzuk létre (például egy havi pillanakép munkalap történet nélkül), akkor 'Exists:Delete and Recreate / Not Exists:Create' ('Létezik:Felülír / Nem létezik:Létrehoz')
  • Ha a munkalapnak már léteznie kell, és csak hozzáadunk új adatokat (például egy havi pillanatképet adunk a történeti adatokhoz), akkor 'Exists:Use as is / Not Exists:Error' ('Létezik:Használd / Nem létezik:Hiba')
  • Ha a munkalapnak nem szabad léteznie (korábbi verzióknak máshol kell már lennie mielőtt az új verziót elkészítjük), akkor 'Exists:Error / Not Exists:Create' ('Létezik:Hiba / Nem létezik:Létrehoz')
  • Ha a meglévő verzió adatait mindenképpen felül kell írni, akkor 'Exists:Use as is / Not Exists:Create' ('Létezik:Használd / Nem létezik:Létrehoz')
• Nem tudod a munkalap MS Excel nevét? Nem gond, add meg a pozicióját. Az első munkalap 1, a második 2, és így tovább. Ez egy nagyon hasznos funkció, ha több, különböző országból származó munkafüzetből kell dolgozni, amelyek ugyanazt (leginkább egyetlen) munkalapot tartalmazzák mindenféle néven.

Ha egy munkalapot magadtunk a WSheet Use folyamatlépésben, akkor a Djeeni folyamat további lépéseiben a Djeeni neve használatával hivatkozhatunk rá.

Példa: egy, valamely ERP rendszerből exportált munkalap az ERPRiport Djeeni nevet kapja. Az A3-as cellát így hivatkozhatjuk ezen a munkalapon:

  ERPRiport!A3

Azokat a munkalapokat, amiket a Djeeni folyamat egy pontja után már nem használunk, el lehet engedni. Munkalapok elengedés erőforrásokat szabadít fel az MS Excelben, és megelőz esetleges hibákat. Javasolt explicit elengedni egy munkalapot, ha arra már nincs szükség. Mindazonáltal Djeeni is aktívan kezeli a munkalapokat.

Egy munkalapot a WSheet Release (Munkalap elengedése) folyamalépéssel (a Worksheet kategóriában található) tudod elengedni. Az egyetlen paramétere az elengedni kívánt munkalap Djeeni neve.

Egyszerűbb folyamatok néhány jól ismert forrás és cél munkalappal dolgoznak. Ezek a munkalapok mind megadhatóak a WSheet Use folyamatlépéssel. Más folyamatok viszont ismeretlen vagy változó számú munkalapot használnak. Tipikus példa munakapok konszolidaciója vagy szétdarabolása, miközben minden egyes forrás vagy célmunkalap adatait fel kell dolgozni. Az ilyen folyamatokat Djeeni munkafüzet listákkal kezeli.

Egy munkafüzet lista megadásához a WSheet Use folyamatlépés helyett a WBook List Start lépést (az If / Lists kategóriában) kell használni. A munkafüzet lista is kep egy Djeeni nevet, pont úgy, ahogy a WSheet Use által megadott egyetlen munkalap. A további folyamatlépésekben ezt a Djeeni nevet kell használni az aktuális munkalap eléréséhez.

Itt találhatsz részletes leírást a munkafüzet listákról.

Több részleg szállít havi pénzügyi adatokat egy jól definiált sablonban. Minden egyes részleg beküld egy külön munkafüzetet, amely egyetlen munkalapon tartalmazza az adatokat. A munkafüzetek egy kijelölt mappába kerülnek. Azt a folyamatot kell automatizálni, amelyik ezeket a munkalapokat konszolidálja cégszintre egy újabb munkafüzetben, egyetlen munkalapon, egy másik sablonban.

• Először a célmunkalapot azonosítjuk és vesszük használatba: WSheet Use
• Majd egy munkafüzet listát állítunk fel, amelyik végigmegy a részlegek munkafüzetein a megadott mappában: WBook List Start. A munkafüzet lista Djeeni nevét fogjuk a továbbiakban használni az akutális munkalaphoz.
• Kiválasztjuk a szükséges adatok tartományát az aktuális forrásmunkalapról, és átmásoljuk a megfelelő helyre a céges riportba:Range Copy/Move (lásd Tartományok másolása vagy mosgatása)
• Tovább a következő forrás munkalapra: WBook List Next. Djeeni elengedi az aktuális riportot és veszi a következőt a listában.
• Opcionális: elengedni a céges konszolidált munkalapot (Djeeni nyitvatartja a célmunkalapokat, hogy az eredményeket ellenőrizhesd)