Werkbladen openen

De datastructuur van MS Excel is vrij eenvoudig:

• Gegevens, dat wil zeggen getal, tekst en datumwaarden, bevinden zich in cellen
• Cellen zijn georganiseerd in rijen, kolommen of bereiken
• Een werkblad bevat de cellen en bereiken
• Werkbladen kunnen in één werkmap worden gegroepeerd of kunnen in verschillende werkmappen worden gevonden.

Djeeni begint toegang te krijgen tot deze gegevensstructuur op de werkbladen. Elk Djeeni-proces begint met het identificeren van de werkbladen die in het proces worden gebruikt. Werkbladen worden fysiek op dezelfde manier geïdentificeerd als in MS Excel: werkmaplocatie + werkmapbestandsnaam + werkbladnaam. De fysieke identificatie van een werkblad is soms erg lang, cryptisch en kan veranderen (bijvoorbeeld \\serverW4Q33\corporate\finance\2020\projects\budget\exports\export15427.xlsm). Met Djeeni kunt u een vriendelijke Djeeni-naam aan het werkblad toewijzen, waardoor uw proces leesbaarder en begrijpelijker wordt.

Om een werkblad voor het Djeeni-proces te identificeren, moet de processtap WSheet Use worden gebruikt, die te vinden is op de Process Toolbar onder de categorie Werkblad. Zodra het aan het proces is toegevoegd, kunt u de parameters opgeven. Tips voor het invullen van de parameters

• Het is niet nodig om de fysieke locatie en bestandsnaam van de daarin opgenomen werkmap te typen. Dubbelklik op de WSheet Use-naam in kolom A en gebruik de knop Bladeren in het pop-upvenster om de werkmap te selecteren.
• Kies een Djeeni name die de gegevens in het werkblad het beste beschrijft. Deze naam wordt gedurende het hele proces gebruikt om toegang te krijgen tot de gegevens op dit werkblad.
• Als u 'bron' als werkbladtype kiest, betekent dit dat Djeeni het bestand beschermt tegen per ongeluk wijzigen/overschrijven. Dit zorgt er ook voor dat u in geval van een fout in het proces het zonder problemen kunt wijzigen en opnieuw kunt uitvoeren, omdat alle bronnen behouden blijven zoals ze waren.
• Gebruik de 'Als Doel dan werkbladactie' als volgt:
  • Als het werkblad regelmatig moet worden gemaakt door eerdere doelen te overschrijven, bijvoorbeeld een maandelijks snapshot-werkblad zonder geschiedenis, dan 'Bestaat: verwijderen en opnieuw maken / Niet bestaat: maken'
  • Als het werkblad aanwezig moet zijn en alleen wordt toegevoegd, bijvoorbeeld een maandelijkse momentopname toegevoegd aan een reeds bestaande geschiedenis, dan 'Bestaat: Gebruik zoals het is / Niet bestaat: Fout'
  • Als het werkblad niet aanwezig mag zijn, d.w.z. de vorige versie moet worden verwijderd voordat de nieuwe versie wordt gemaakt, dan 'Bestaat: Fout / Bestaat niet: Aanmaken'
  • Als de inhoud van het werkblad wordt overschreven, ongeacht of deze bestaat of niet, dan 'Bestaat: Gebruik zoals het is / Niet bestaat: Maken'
• Als u de MS Excel-naam van het werkblad niet kent, kunt u de positie ervan definiëren. Het eerste werkblad is 1, het tweede is 2, enzovoort. Het is een erg handige optie als u meerdere werkmappen uit meerdere landen krijgt met hetzelfde werkblad met verschillende namen.

Zodra een werkblad wordt geïdentificeerd door WSheet Use, wordt het verder in het Djeeni-proces geïdentificeerd door zijn Djeeni-naam.

Voorbeeld: het rapportwerkblad dat vanuit een ERP-systeem wordt geëxporteerd, krijgt de Djeeni-naam ERPReport. Om naar cel A3 op dit werkblad te verwijzen, schrijft u:

   ERP-rapport!A3

Werkbladen die op een bepaald moment in het proces niet meer in gebruik zijn, kunnen worden vrijgegeven. Door een werkblad vrij te geven, worden bronnen uit Excel vrijgemaakt en worden onbedoelde fouten voorkomen. Het is raadzaam om een werkblad expliciet vrij te geven als het niet meer in gebruik is. Niettemin beheert Djeeni ook actief de werkbladen]].

Werkbladen kunnen worden vrijgegeven door de processtap WSheet Release, in de categorie Werkblad op de proceswerkbalk. De enige parameter is de Djeeni name van het werkblad dat moet worden vrijgegeven.

Eenvoudige processen maken gebruik van een aantal goed geïdentificeerde bron- en doelwerklijsten. Ze kunnen allemaal worden gespecificeerd met WSheet Use. Andere processen hebben een onbekend of variabel aantal werkbladen. Typische voorbeelden zijn het consolideren en splitsen van werkbladen, waarbij de gegevensverwerking voor elk bron- of doelwerkblad moet worden uitgevoerd. Djeeni automatiseert dergelijke processen met behulp van werkboeklijsten.

Om een lijst met werkmappen op te geven, moet u in plaats van WSheet Use de processtap WBook List Start gebruiken onder de categorie If/Lists op de proceswerkbalk. U geeft deze lijst een Djeeni name, net zoals u er een geeft aan een werkblad gespecificeerd door WSheet Use.Bij andere processtappen kunt u de Djeeni-naam van de werkmappenlijst gebruiken om naar het huidige werkblad in de lijst te verwijzen.

Kijk hier voor een gedetailleerde uitleg van werkmappenlijsten.

Verschillende afdelingen leveren maandelijkse financiële informatie aan met behulp van een goed opgemaakt sjabloon. Elke afdeling levert een apart werkboek met slechts één rapportwerkblad. De werkmappen worden verzameld in een specifieke map. Het proces om te automatiseren is het consolideren van deze rapporten:

• tot bedrijfsniveau;
• naar nog een ander, reeds bestaand, werkboek;
• op één werkblad;
• een ander sjabloon hebben.

Het proces ziet er als volgt uit:

• Eerst moet het werkblad op doelbedrijfsniveau worden geïdentificeerd en gebruikt: WSheet Use
• Vervolgens moet er een werkmappenlijst worden ingesteld om door de werkmappen in de rapportmap te bladeren: WBook List Start. De Djeeni name van de werkmappenlijst wordt gebruikt om het huidige rapportwerkblad te identificeren.
• Selecteer het benodigde bereik uit het huidige rapportwerkblad en kopieer ze naar de juiste locatie in de bedrijfssjabloon: Range Copy/Move (zie Een bereik kopiëren of verplaatsen)
• Ga naar het volgende rapportwerkblad: WBook List Next. Djeeni geeft het huidige rapportwerkblad vrij en gebruikt het volgende.
• Optioneel: geef het geconsolideerde bedrijfswerkblad vrij (Djeeni houdt doelwerkbladen open zodat u het resultaat kunt controleren)