Beslis, gebruik parameters en bereken

De zakelijke taak en de handmatige oplossing

Bron/Invoer: Er is een ERP-systeem dat order-/grootboekinformatie kan exporteren in een vooraf gedefinieerde rapportstructuur, op een Excel-werkblad. De boekingen worden per boekhoudrekening en binnen een rekening op tijdsvolgorde vermeld.

Doel/Uitvoer: De bestelinformatie moet worden verzameld per producttype en geaggregeerd per tijdsperiode, waardoor ook verschillende totalen ontstaan (per tijdsperiode, per producttype).

De handmatige oplossing is om eenvoudigweg door de rijen van de ERP-export te gaan en de waarden één voor één te verdelen over evenveel kolommen als het aantal producttypen; U kunt ook tijdelijk handmatig de benodigde totalen maken met behulp van de SOM-functie in afzonderlijke cellen. Deze totalen worden opnieuw handmatig naar het uitvoerblad gekopieerd.

Er zijn echter enkele kanttekeningen:

  • Zowel het aantal productsoorten als het aantal tijdsperioden kan veranderen (in een maand zijn er meestal vier weken, maar soms ook vijf), waardoor de taak elke keer een beetje anders is.
  • Elke keer dat de taak wordt uitgevoerd, moeten de tijdsperiodekoppen in het uitvoerrapport worden gewijzigd

Deze variaties maken de taak niet alleen saai maar ook uitdagend: te gemakkelijk om fouten te maken.

Laten we eens kijken hoe Djeeni kan helpen.

Vereisten voor de uitvoering van het geautomatiseerde proces

Hulpbronnen

Het proces maakt gebruik van drie werkbladen:

Invoergegevens: Een denkbeeldig exportbestand uit een boekhoud-/ERP-systeem, met daarin orders die op verschillende rekeningen zijn geboekt.

Rapport: het uitvoerrapport waarin de orders worden opgeteld per account, dag en eindtotaal. De rapportstructuur is zeer flexibel en maakt gebruik van verschillende parameters die hieronder worden besproken (DjeeniParameters).

DjeeniParameters: dit werkblad bevat de parameters die het proces flexibel maken. Parameters met een gele achtergrond worden door het proces zelf gebruikt. De overige parameters kunnen vrij worden ingesteld.

  • Het rapport bestrijkt een bepaalde periode. Parameters uit B2-B7 specificeren de begin- en einddatum van de periode (inclusief). Wanneer we met Excel-gegevens werken, is het het beste om datums te laten specificeren als afzonderlijke jaar-, maand- en dagwaarden om misverstanden (door gebruikers en door MS Excel zelf) te voorkomen. Maandwaarden zijn 1 … 12, wat respectievelijk januari … december aangeeft.
  • Parameter B10 specificeert de startkolom van het rapport. Standaard is dit B, waarbij kolom A wordt verlaten voor labels. Het proces raakt geen kolommen vóór de gegeven eerste kolom.
  • Parameter B11 is een (door een MS Excel-formule berekende) numerieke waarde van de kolomletter in B10.
  • Parameters B8-B9 en B12 worden door het proces gebruikt om verschillende waarden te berekenen of op te slaan.

Download een werkmap met alle drie de werkbladen van https://djeeni.com/djeeni/demoprocess/decide_parameter_calculate . Sla deze werkmap op in een willekeurige map op uw computer en maak deze bewerkbaar (anders kan het uitvoerrapport niet worden gemaakt).

Stapparameters aanpassen

U moet de parameter Werkboek van alle drie Wsheet Use processtappen aan het begin van het Djeeni-proces handmatig aanpassen zodat deze overeenkomt met de locatie waar u het zojuist gedownloade bestand hebt opgeslagen ⇒ Open het proces in Djeeni en dubbelklik op elke WSheet Use-stap om het pop-upvenster met parameters te openen, waar u het bestandspad kunt wijzigen.

Het geautomatiseerde proces

Het geautomatiseerde proces werkt in vier fasen:

  1. het definiëren van de werkbladen; initialiseren van parameters; vorige rapportversie verwijderen
  2. het aantal rekeningen dat op het invoerwerkblad terug te vinden is, wordt geteld; de rekeningnummers zelf worden verzameld;
  3. de structuur van het rapport wordt gegenereerd (afhankelijk van het aantal dagen in de periode en het aantal rekeningen); En
  4. de bestellingen zelf worden verwerkt; de totalen worden berekend.

Zie de instructie-voor-instructie beschrijving van de fasen hieronder.

Fase 1

  • Stap 1-3: De drie werkbladen worden geïdentificeerd.
  • Stap 4: Toelichting.
  • Stap 5: Het aantal accounts is ingesteld op 0.
  • Stap 6: De rekeningnummerlijst wordt gewist.
  • Stap 7: De oude rapportstructuur wordt gewist.
  • Stap 8: De datumwaarde van de startdatum van de periode wordt berekend.

Fase 2

  • Stap 9: Toelichting.
  • Stap 10: Loop door de rijen van het invoerwerkblad om rekeningnummers te tellen en te verzamelen. Merk op dat de laatste cel met gegevens wordt gezocht in kolom A (in tegenstelling tot stap 22). Stappen 11-14 worden voor elke rij op het werkblad uitgevoerd.
  • Stap 11: Controleer of de huidige rij een rekeningnummer bevat door te controleren of de cel in kolom A van de huidige rij leeg is. Zo ja, voer dan stappen 12-13 uit. Zo nee, doe niets.
  • Stap 12: Verhoog de waarde van de rekeningnummerteller met 1.
  • Stap 13: Verzamel het rekeningnummer uit de celwaarde in kolom A van de huidige rij.
  • Stap 14: Beëindig de voorwaardelijke stappen die zijn gestart bij stap 11.
  • Stap 15: Volgende rij in de lijst begint bij stap 10.

Fase 3

  • Stap 16: Toelichting.
  • Stap 17: Loop door de dagen in de gegeven periode (met behulp van Rijlijst Start). Voer voor elke lus stap 18-19 uit. Opmerking: deze lus gaat van 0 tot <aantal dagen>, d.w.z. we moeten:
    • Bereken het aantal dagen binnen de periode (parameters B5-B7 voor de einddatum; parameter B12 voor de startdatum). Opmerking: als de start- en einddatum dezelfde dag zijn, zitten er 0 dagen tussen, maar moeten we het rapport voor de enige dag (dag '0') genereren. Dit is de reden waarom we beginnen te tellen vanaf (dag) 0.
  • Stap 18: Kopieer de lijst met rekeningnummers (opgeslagen in het bereik D8:<laatste kolom>8 op het werkblad DjeeniParameter) naar het kopgedeelte van de volgende dag (berekend door <startkolom> + <aantal rekeningen> * <huidige dag> uit de lus in stap 17). Dit is rij 2 van het rapport.
  • Stap 19: Stel hetzelfde kopsectiebereik in op de overeenkomstige datum. Het dagbereik wordt berekend door: van <huidige dagkolom> tot <volgende dagkolom - 1>; waarbij <huidige dagkolom> precies zoals in stap 18 wordt berekend. Hiermee wordt rij 1 van het uitvoerrapport gevuld.
  • Stap 20: Schakel over naar de volgende dag in de lus die is gestart in stap 17.

Fase 4

  • Stap 21: Initialiseer de rekeningnummerteller op de waarde -1. Omdat we bij elk rekeningnummer de teller met één verhogen, staat deze voor de eerste rekening op nul. En nul is de beste startwaarde bij het eerste item in een lijst voor verdere berekeningen.
  • Stap 22: De rijen van het invoerwerkblad worden voor de tweede keer verwerkt. Let op: de laatste rij met gegevens wordt gezocht in kolom B (in tegenstelling tot stap 10).
  • Stap 23: Controleer of de huidige rij is een rekeningnummerrij is (kolom A in de huidige rij is niet leeg). Zo ja, voer dan stap 24 uit. Zo niet, doe dan niets.
  • Stap 24: Rekeningnummerteller verhogen.
  • Stap 25: Einde van de voorwaardelijke stappen begon bij stap 23.
  • Stap 26: Controleer of de bestelling volledig betaald is (kolom E in de huidige rij bevat wel 'Y'). Zo ja, voer dan stap 27-31 uit. Zo niet, doe dan niets.
  • Stap 27: Controleer of de besteldatum (kolom B in de huidige rij) in de opgegeven periode valt (valt tussen de startdatum en de einddatum, inclusief). Zo ja, voer dan stap 28-30 uit. Zo nee, doe niets.
  • Stap 28: Voeg het orderbedrag toe aan het rekeningnummertotaal.
  • Stap 29: Voeg het orderbedrag toe aan het dagtotaal.
  • Stap 30: Voeg het orderbedrag toe aan het eindtotaal.
  • Stap 31: Einde van de voorwaardelijke stappen die begonnen bij stap 27.
  • Stap 32: Einde van de voorwaardelijke stappen die begonnen bij stap 26.
  • Stap 33: Ga naar de volgende rij in de lijst vanaf stap 22.
  • Stap 34: Voltooi en sluit af.